Autor: René Achermann - Inhaber - ppa communications gmbh

Bereits heute verfügen die meisten Firmen über administrative Software für Finanzbuchhaltung, Lohnwesen, Kreditoren, Debitoren und Lagerbewirtschaftung. Möglichst mit wenig Aufwand, automatisiert vom Einkauf, über Lieferanten- und Kunden-Bestellung, Abrechnung und Mahnwesen bis hin zu kundenspezifischen Statistiken. Dazu sind ERP-Lösungen im Einsatz, die im Produktionsbetrieb durch eine Produktionsplanungs-Software ergänzt werden.

Doch meist sind mit einem ERP längst nicht alle Bedürfnisse im Unternehmen gedeckt. Unsere Kunden möchten mehr wissen, als das, was im ERP gepflegt werden kann.

Für die Verkaufs-Administration sind «einfache» (kurze) Beschreibungen, wenige Eigenschaften, Lagerbestand, kundenspezifische Preise, Rabatte und Versandkosten die wichtigen Kriterien. Doch der Kunde kauft nicht gerne die «Katze im Sack». Ohne Kunden – keine Aufträge. Der Kunde möchte die Details eines Produkts vorab im Detail kennenlernen und mit anderen Produkten vergleichen können. Er möchte darin die eigenen Anforderungen erfüllt sehen!

In der Praxis triff man dann im Unternehmen sehr oft auf viele Insellösungen, auf denen teilweise mangelhafte (unvollständige) Informationen gesucht werden müssen oder ganz fehlen, wie z.B. umfassende Produktbeschreibungen, hochauflösende Fotos, Produkt-Parameter/-Eigenschaften u.v.m. Die Suche nach fehlenden Daten und Elementen kostet ein Unternehmen bzw. die Mitarbeitenden immens Zeit.

Und – man hinkt den Bedürfnissen des Verkaufs bzw. der Kunden weit hinterher. Der Verkauf möchte seine Kunden individuell und schnell betreuen, doch das ist mit bisherigen, manuellen Mitteln (Herstellung von Dokumenten mit Grafiksoftware wie Indesign oder mit Excel, Word etc.) aufwändig und langsam.

Die speziellen Bedürfnisse des Marketings lassen sich mit einer modernen PIM-Software vollumfänglich abdecken.

Basis dazu ist allerdings eine auf verschiedenen Ebenen aufgebaute Sortimentsstruktur, die im Gegensatz zu ERP in baum-ähnlichen Struktur mittels Produktkategorien aufgebaut sein sollte, z.B. mit einer Oberkategorie Werkzeuge und einer Unterkategorie Bohrer. Ausserdem müssen, ohne Programmieraufwand, sämtliche Eigenschaften/Parameter eines Produkts erfasst und gepflegt werden können.

Dazu gehört auch eine komfortable Mediendatenbank, in der Produktbilder nur einmalig            hochgeladen werden müssen und dann für verschiedene Zwecke wie Printqualität, Web-gross und Web-klein automatisch konvertiert werden sollten. Ausserdem sollte man Bilder in allen notwendigen Daten-Formaten (.eps, .tif, .ps, .jpg, .png etc) oder Farbräumen (rbg, cmyk) oder Dokumente (Word, Excel, PDF, etc.) speichern und verwalten können.

Wie der Name schon sagt, ist ein PIM ein Produkt-Informations-System und hilft den Mitarbeitenden Informationen einfach und schnell zu finden.

Ein weiterer gewichtiger Vorteil ist, dass so alle Produkt-Informationen an einem «Stamm» hängen (Durchgängigkeit = kein mehrmals Erfassen und Pflegen von Produktdaten) – so lassen sich alle geplanten Marketingmassnahmen einfach und effizient umzusetzen.

Durch den Einsatz einer PIM-Software werden die administrativen Prozesse bis ins Marketing erweitert. Das letzte Glied der Kette ist eigentlich das 1. Glied im Unternehmensprozess. Es hilft mit, Kunden zu gewinnen und deren Bedürfnisse besser abzudecken, einfach, schnell und kostengünstig Werbemittel zu erstellen oder einen Shop aktuell zu halten. Der zeitliche Aufwand zur Erstellung von Marketingunterlagen kann gemäss Erfahrung von Anwendern um bis zu 90% gesenkt werden, was schlussendlich auch die Amortisation einer Investition wesentlich schneller ermöglicht.

Die Erfahrung zeigt, dass sich viele Mitarbeiter vor dieser Automatisierung fürchten. Die Frage nach der Arbeitsplatzsicherheit – das Schreckgespenst aller Mitarbeitenden?

Nehmen wir das Beispiel einer Grafikerin/eines Grafikers. Durch den Einsatz einer PIM-Software soll der Aufwand zur Erstellung von Printdokumenten massiv reduziert werden. Emotionale Verkaufsprospekte ohne umfassende Produkttabellen werden aber weiterhin manuell durch Grafiker z.B. mit Indesign erstellt.

Aber - auch das Berufsbild eines Grafikers wird sich teilweise verändern. Für automatisierbare Dokumente wird anstelle der Grafik-, eine Datenpflege-Tätigkeit in den Vordergrund rücken. Strukturiertes Denken ist gefragt. Der Umgang mit Software dürfte aber auch für eine Grafikerin kein Problem darstellen, da ja auch Indesign oder Photoshop Software-Verständnis erfordern.

Wer sich allerdings Veränderungen in seinem "Traum-Beruf" verweigert, wird es künftig schwer haben auf dem Arbeitsmarkt.

Veränderung ist das einzig stetige im Leben!

Die Automatisierung und damit die digitale Transformation, lässt sich nicht aufhalten, so wenig, wie sich vor 100 Jahren die Industrialisierung verhindern liess.